Planejamento e Adminstração

A administração, em seu conceito básico, é a aplicação de técnicas com o intuito de estabelecer metas que serão alcançadas com o direcionamento dos colaboradores, a fim de que se obtenham resultados que satisfaçam as necessidades de seus clientes, assim como às suas próprias (CHIAVENATO, 2007).

Na administração, também podemos observar a base de processos, que tem como finalidade a garantia da eficácia, eficiência e efetividade de um sistema produtivo, independentemente de sua natureza econômica. Mas, o que isto significa? Uma boa resposta para isto é o entendimento que a administração é uma área de estudo ampla, mas que fornecerá subsídios para que você possa estabelecer as suas ações diante de problemas diversos.

No processo administrativo, o primeiro passo é o planejamento. Nesta fase, deveremos fazer uma imersão na definição dos objetivos da empresa, traçar as suas metas de maneira a alcançar os planos constituídos, e fazer a divisão e a programação das atividades.  Para facilitar o processo de planejamento, podemos dividi-lo em: estratégico, tático e operacional.

No planejamento estratégico, as empresas estudam as ações que serão aplicadas em longo prazo, o que faz com que toda a companhia seja envolvida.

Durante o planejamento estratégico, é importante que a empresa faça uma análise do que acontece nos ambientes externos (oportunidades e ameaças vindas de: concorrentes, fornecedores, situação econômica, situação política, situação legal, etc.) e internos (avaliação dos pontos fortes e fracos da sua organização com relação aos concorrentes), para que ela entenda em que ambiente está inserida e onde poderá chegar. Essa avaliação é norteada após a elaboração da missão, da visão, dos objetivos, das metas, e dos valores da empresa. Mas como podemos saber mais sobre esse “norte”? Definindo e exemplificando cada um dos termos. Missão é a condição, razão, motivo pelo qual a empresa existe. E, com o estabelecimento da sua razão de ser, a empresa já consegue ter uma visão de onde ela pode e quer chegar no futuro.

Podemos associar, então, que se criamos planos em longo prazo,

a visão se completa aí, não é? Mas, se não houver objetivo, a empresa não saberá onde vai chegar, que públicos serão atingidos, e quais mercados serão trabalhados.

Por isso, o objetivo precisará ser quantificado, gerando-se as metas. Lembrando que tudo isso deve ser pautado pelos valores da organização, que são princípios éticos e comportamentais que guiam todas as decisões e condutas da organização.

Após todo o processo do planejamento estratégico, o planejamento tático será construído para que existam analises de alternativas de médio prazo que poderão ser utilizadas para a conquista das metas estipuladas para a empresa.

O planejamento tático tem a finalidade de especificar como cada departamento ajudará no alcance dos objetivos gerais da empresa, interligando o planejamento operacional ao estratégico.

Já no planejamento operacional, as ações são de curto prazo, e em determinadas situações podem ser até mesmo diárias! Esse planejamento deverá usar cronogramas, relação de tarefas, métodos, processos e programas de avaliação para que as ações de curto prazo estejam em sintonia com os objetivos de médio e longo prazos da organização.

Ao passo que se formulam as ações de planejamento (estratégico, tático e operacional), aparecem necessidades de sistematizar tudo isso. E na administração, dentro dos seus pilares, essa necessidade é dada como organização da empresa. 

Nesta fase, o gestor deverá fazer a constituição dos níveis hierárquicos de comando, ou verificar novas possibilidades de melhoria aos que já existem. Com isso, as estruturas organizacionais serão determinadas e os recursos que estão disponíveis (humanos e materiais) serão distribuídos entre elas. E, para melhor organizar e determinar as funções surgem os organogramas, em que são estabelecidas e visualizadas as estruturas organizacionais.

 

(Adaptado de Administração e economia para engenharia, KLS, Raimundo, Cláudio ISBN 978-85-8482-377-2 CDD 658 Raimundo. – Londrina : Editora e Distribuidora Educacional S.A., 2016. 236 p.)

Qualidade - Como começou tudo

Os primeiros indícios de conceitos que podemos entender como primórdios da qualidade podem ser encontrados no Código de Hamurabi, que data de 1772 antes de Cristo. O código foi concebido para ser mais uma determinação de conduta civil para as pessoas que viviam na Babilônia nessa época. O mais interessante dos aspectos que o código traz e que nos diz respeito diretamente, trata da qualidade nas obras de casas, a passagem diz que “caso um construtor de casas construa uma casa que venha a ruir e que cause a perda de um membro do corpo o dono da casa ou de algum familiar, o construtor também deve perder um membro equivalente”, se a casa que ruir acabar por matar o dono da casa ou um familiar, o construtor deve pagar com a própria vida. Essa é uma das passagens que deu origem a Lei do Talião, também conhecida como “olho por olho, dente por dente”. Muitas outras passagens no código evocam conceitos que anos mais tarde deram origem às primeiras determinações do controle da Qualidade.

Muito tempo depois, por volta do ano de 1850 se iniciam as primeiras ações no sentido de padronizar processos para melhorar as saídas desses processos, ou seja, os produtos, com isso surgem as primeiras práticas de controle e observação de processos como forma de melhorar a confiabilidade.

Mais de 50 anos depois em 1906 é fundada a IEC ou comissão eletrotécnica internacional que veio com uma proposta de desenvolver padrões de normalização na área elétrica. Mais tarde em 1926 surgiu a ISA, Federação internacional das associações nacionais de padronização com a proposta de criar padrões internacionais de normalização de processo. A atuação da ISA foi interrompida em 1942 por conta da segunda grande guerra mundial. Em 1946 por iniciativa da retomada da ISA junto com comitês de padronização da UNESCO mais representantes de 25 países, entre eles o Brasil (representado pela ABNT) foi criada a ISO, Organização Internacional para a Padronização, que passou a funcionar oficialmente em Genebra na Suíça no ano de 1947.

A partir de 1947 a ISO iniciou um processo intenso de estudo de normas para a padronização dos principais processos de fabricação em diversos setores da economia. Em 1985 foi criada por iniciativa das organizações britânicas a BS 5750 ou Norma Britânica 5750 que apontava requisitos para o controle e garantia da qualidade para as organizações sediadas no território britânico. A BS 5750 foi a base para que a ISO lançasse dois anos depois a ISO 9000:1987, uma família de normas para a certificação internacional da qualidade, com forte apelo ao controle e garantia da qualidade.

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Certificação ISO 9001 - Benefícios para as Empresas

Entre os benefícios da implantação da NBR ISO 9001 para as organizações, podemos destacar:

Maior participação no mercado – Empresas certificadas tem um tratamento diferenciado nas relações com o mercado, quando a certificação não é requerida para um determinado tipo de fornecimento, ela funciona como um grande diferencial, isso confere uma maior participação no mercado para empresas certificadas em detrimento de outras não certificadas.

Maior satisfação dos clientes – Em empresas que fazem a gestão dos seus  processos conforme a NBR ISO 9001 a probabilidade de falhas cíclicas é bem menor, uma vez que o sistema de gestão da qualidade está focado em diminuir ou eliminar falhas sistemáticas e melhorar os processos continuamente. Isso por si só garante uma maior satisfação dos clientes de empresas certificadas. Mesmo quando algo sai errado e há uma reclamação de cliente ou uma não conformidade de processo, o sistema de gestão da qualidade ajuda a empregar as ferramentas certas para apresentar uma resposta imediata à reclamação e para tomar ações que impeçam novas ocorrências da mesma natureza.

Redução de custos – Esse benefício está ligado diretamente à melhoria contínua, pois quanto maior for a melhoria realmente conseguida no processo maior será a redução de custo que esse processo pode apresentar. Outro ponto de vista nesse caso é a redução de retrabalho e de refugo nos processos, o que garante à empresa uma redução substancial nos custos, além de eliminar custos com logística reversa e possíveis processos de recall.

Melhoria na produção – Esse aspecto está relacionado diretamente à redução de tempo de processo com a aplicação de padrões e procedimentos nos processos, o que deixa as atividades trabalhando com um fluxo certo. O que ajuda na melhoria da produção também é a mitigação de riscos de retrabalho.

Maior competitividade – Com a aplicação de processos certificados as organizações tem a possibilidade de reduzir o tempo de produção, mitigar riscos de processo, reduzir o custo com operações de retrabalho, reduzir o custo da logística do processo, reduzir o consumo de matéria prima e melhorar a gestão dos negócios. Com isso a empresa pode repassar parte dessa redução de custo para o cliente final, tornando o seu preço mais competitivo e tornando a empresa mais competitiva como um todo.

Maior lucro – Como o objetivo de toda a organização é ter lucro, apresentar dividendos aos seus acionistas e apresentar um resultado positivo no seu demonstrativo de resultados, a implementação de um sistema de gestão da qualidade ajuda a reduzir todos os custos que já mencionamos anteriormente, ajudar a melhorar a gestão do negócio, além de contribuir para o amadurecimento nas tomadas de decisão na empresa com base nos dados e indicadores, isso confere a empresa uma maior lucratividade em relação à empresas não certificadas.

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ISO 9001:2015 - Desafios para a Alta Gestão

A chegada da nova versão da ISO 9001 ao Brasil traz novos desafios para a alta gestão das organizações, ela convoca a gestão para a efetiva prática da qualidade em seus processos organizacionais. O conceito do Sistema de Gestão da Qualidade muitas vezes era visto pela gestão como uma entidade que funcionava a parte nos processos, ou como um processo distinto, responsável pela fiscalização, abertura de Não Conformidades (e muitas vezes o fechamento delas com tomada de ação independente) e a realização das reuniões para chamar a atenção das pessoas sobre esse ou aquele problema.

A própria estrutura da nova versão da Norma aproxima a alta gestão dos processos da organização, não há mais a figura de um Representante da Direção, para fazer a ligação da alta gestão com os assuntos da qualidade e os processos da empresa, simplesmente por que não há duas entidades que precisam ser ligadas, a organização deve funcionar integrada o tempo todo, a sinergia deve imperar entre áreas, departamentos, cargos, seções. Não há o que ligar, tudo deve estar ligado sempre.

A qualidade não é um processo, a qualidade está no processo da empresa, assim como todos os outros aspectos do negócio. Nos dias de hoje a qualidade do produto ou serviço não é mais diferencial e obrigação, a eficácia é um dever.

Não olhe a qualidade, seja a qualidade, pratique a qualidade!

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